cloud.CRM - aktualizacja 17.06.2012
Spis treści |
Moduł Zgłoszenia
Zgłoszenia są zupełnie nowym modułem cloud.CRM, służącym do zarządzania zgłoszeniami Klientów dotyczącymi ewentualnych problemów. Ma do niego dostęp Administrator, Manager BOK i wszystkie poziomy Użytkowników, którym Administrator umożliwił zarządzanie zgłoszeniami.
Pasek menu okna:
- (A) - panel filtra z przyciskiem przypinającym,
- (B) - przycisk dodawania zgłoszenia,
- (C) - przycisk podglądu i edycji zgłoszenia,
- (D) - menu usuwania zgłoszeń:
- (A) usuwa zaznaczone zgłoszenia, a (B) - wszystkie spełniające kryteria filtra.
- (E) - historia zmian wybranego zgłoszenia:
- Podgląd/Drukuj otworzy nową kartę lub okno z zawartością okienka historii, aby można było wydrukować zgłoszenie.
- (F) - pobieranie listy zgłoszeń w formacie CSV.
Pola zgłoszeń:
- (G) - automatycznie generowany numer zgłoszenia,
- (H) - temat zgłoszenia, wprowadzany przez Użytkownika przy dodawaniu/edycji,
- (I) - obecny status zgłoszenia,
- (J) - priorytet zgłoszenia, ustawiany przy dodawaniu lub edycji,
- (K) - data dodania zgłoszenia,
- (L) - kategoria - ustawiana przez Użytkownika,
- (M) - grupa, do której należy zgłoszenie,
- (N) - adnotacja.
Przyciski na dole okna:
- (O) - przyciski odpowiadające przyciskom (B), (C) i (D/A),
- (P) - przyciski nawigacyjne do poruszania się między stronami listy,
- (R) - przycisk odświeżania.
Po kliknięciu na panel filtra (A) wyświetli się panel z polami, według których można selekcjonować dane:
- (A) - filtrowanie wg numeru zgłoszenia lub jego części,
- (B) - filtrowanie wg tematu lub jego części,
- (C) - pokaże wyłącznie zgłoszenia wprowadzone przez wybraną osobę,
- (D), (E), (F) - filtrowanie według typu, statusu i priorytetu zgłoszenia,
- (G), (H), (I) - pozwalają określić przedział czasu, w którym wprowadzono zgłoszenie do systemu cloud.CRM,
- (J), (K) - filtrowanie według kategorii i grupy zgłoszenia,
- (L) - filtrowanie według Klienta, którego dotyczy zgłoszenie,
- (M) czyści filtr (zeruje ustawienia), (N) pokazuje dane spełniające wszystkie kryteria.
Okna dodawania i edycji zgłoszeń są niemal identyczne:
- (A) - lista rozwijana, z której można wybrać konto e-mail służące do wysyłki powiadomień o zgłoszeniach. Administrator systemu cloud.CRM musi zdefiniować przynajmniej jeden adres e-mail, z którego mają być wysyłane informacje. Jeśli tych adresów jest więcej, jeden może być ustawiony jako domyślny i pojawi się na liście.
- (B) - automatycznie wygenerowany numer zgłoszenia,
- (C) - imię i nazwisko Użytkownika, który wprowadził zgłoszenie do cloud.CRM,
- (D), (E), (F), (G) - typ, grupa, priorytet i kategoria zgłoszenia,
- (H) - obecny status zgłoszenia,
- (I) - Klient, którego dotyczy zgłoszenie. Pole jest aktywne wyłącznie w oknie Nowe zgłoszenie.
- (J) - temat zgłoszenia,
- (K) - opis zgłoszenia,
- (L) - pozwala wprowadzić treść notatki. Po zapisaniu zgłoszenia notatka ta będzie widoczna na liście Notatki.
- (M) - pole tekstowe pozwalające wprowadzić przewidywany termin rozwiązania.
- Ciąg dalszy okna:
- (A) - zaznaczamy, jeśli chcemy, aby były wysyłane powiadomienia o utworzeniu i zmianach zgłoszenia,
- (B) - do osoby zgłaszającej, (C) - do innej osoby, która zajmuje się kontaktem w sprawach zgłoszenia,
- (D), (D') - rozwijana lista osób kontaktowych Klienta,
- (E), (E') - imię i nazwisko osoby otrzymującej powiadomienie,
- (F), (F') - adres e-mail, na który zostanie wysłana informacja,
- (G), (G') - nr telefonu,
- (H) - zaznaczenie tego pola pozwala na wysłanie wiadomości do innych osób, których adresy należy podać w polu (I). Adresy należy rozdzielić przecinkami, jeśli jest ich więcej niż jeden.
- (J) - dodatkowe informacje, które pojawią się w treści powiadomienia,
- (K), (L), (M) - rozwijane listy pozwalające na przejrzenie notatek, działań i załączników związanych z danym zgłoszeniem,
- (N) pozwala przejrzeć historię zmian zgłoszenia,
- (O) zapisuje zmiany, a (P) porzuca je i zamyka okno.
Moduł zgłoszeń jest szeroko konfigurowalny. Administrator może ustawiać informacje zawarte w powiadomieniach, adresy e-mail powiadamianych osób, konto e-mail do wysyłania poczty, priorytety, typy, grupy, kategorie i statusy zgłoszeń. W tym celu należy wejść w menu Ustawienia / Administracja / Zgłoszenia:
Otworzy się okno konfiguracji zgłoszeń. Zakładka Ogólne służy do zdefiniowania zakresu informacji podawanych w e-mailach oraz adresów ich odbiorców, a także skonfigurowania kont poczty, z których będą wysyłane te wiadomości:
- (A), (B) - jeśli zaznaczymy te pola, informacje o zgłoszeniach będą wysyłane do Opiekuna Klienta oraz Administratora systemu cloud.CRM,
- (C) - umożliwia wysyłanie informacji również do innych osób, których adresy e-mail należy podać w polu (D). Jeżeli jest ich kilka - należy rozdzielić je przecinkami.
- (E), (F), (G), (H), (I), (J), (K), (L) - pola służące do określania, które informacje będą podawane w mailach do osób zdefiniowanych powyżej,
Zakładka Ogólne służy także do zdefiniowania adresów pocztowych, z których będą wysyłane zgłoszenia. Można dodać kilka takich kont, przy czym jedno z nich można ustawić jako domyślne.
- (M) - przycisk dodawania nowego konta e-mail,
- (N) - edycja konta, (O) - usuwanie (jeśli nie jest zaznaczone żadne konto, te przyciski będą wyszarzone),
- (P) - nazwy kont mailowych w systemie,
- (R) - adresy poczty,
- (S) - pola wyboru do określenia, które z kont ma być kontem domyślnym,
- (T) zapisuje, (U) porzuca zmiany.
Utworzenie lub edycja konta e-mail wywoła okno:
- (A) - nazwa konta w systemie, która będzie się wyświetlać w kolumnie (P) wykazu kont w oknie ustawień zgłoszeń, oraz w liście rozwijanej (A) okien dodawania i edycji zgłoszenia,
- (B) - adres poczty, z którego będą wysyłane wiadomości,
- (C) - nazwa nadawcy, która będzie widoczna w polu "Od",
- (D) - nazwa użytkownika (login) konta e-mail,
- (E) - hasło konta e-mail,
- (F) - zaznaczenie tego pola włączy bezpieczne uwierzytelnianie hasła, tę funkcję obsługuje część serwerów e-mail. Zaznaczenie lub niezaznaczenie tego pola wyboru jest konieczne do tego, by system cloud.CRM mógł zalogować się na konto mailowe,
- (G) zapisuje zmiany, (H) porzuca je.
Zakładka Dane serwera służy do skonfigurowania adresów serwera poczty przychodzącej i wychodzącej, protokołu (POP3 / IMAP) i dodatkowych opcji logowania.
- (A) - protokół serwera poczty przychodzącej (POP3 lub IMAP),
- (B), (C) - adresy serwera poczty przychodzącej i wychodzącej,
- (D) - należy zaznaczyć, jeśli serwer wymaga uwierzytelnienia,
- (E), (F) - służy do wybrania, czy dla poczty przychodzącej i wychodzącej mają być użyte te same ustawienia logowania, czy też różne,
- (G) - nazwa użytkownika (login) dla serwera poczty wychodzącej, o ile jest inna niż dla przychodzącej i zostało zaznaczone pole (F),
- (H) - hasło dla serwera poczty wychodzącej,
- (I) - należy wybrać tę opcję, jeśli serwer obsługuje bezpieczne uwierzytelnianie hasła. Zaznaczenie lub niezaznaczenie tego pola wyboru jest konieczne do tego, by system cloud.CRM mógł zalogować się na konto mailowe.
- (J) zapisuje, (K) porzuca zmiany.
Zakładka Zaawansowane umożliwia ustawienie dodatkowych opcji połączenia z serwerem pocztowym: portów i szyfrowania:
- (A) - port do łączenia się z serwerem poczty przychodzącej (domyślnie - 110, należy zmienić jeśli serwer wykorzystuje inny),
- (B) - wybór rodzaju szyfrowania połączenia z serwerem poczty przychodzącej: automatycznie, SSL, TLS lub brak.
- (C) - port do łączenia się z serwerem poczty wychodzącej (domyślnie - 110, należy zmienić jeśli serwer wykorzystuje inny),
- (D) - wybór rodzaju szyfrowania połączenia z serwerem poczty wychodzącej: automatycznie, SSL, TLS lub brak.
- (E) zapisuje, (F) porzuca zmiany.
Ostatnia zakładka - Stopka - służy do zredagowania stopki (sygnatury) wiadomości e-mail:
- (A) - pole, w którym można wpisać treść stopki,
- (B) zapisuje, a (C) porzuca zmiany.
Okno edycji konta e-mail wygląda identycznie.
Zakładka Priorytety zgłoszeń pozwala ustawić priorytety zgłoszeń, wybierane przy tworzeniu lub edycji zgłoszenia:
- (A) - dodaje priorytet zgłoszenia,
- (B) edytuje - oba przyciski wywołają niemal identyczne okna:
- (A) - nazwa priorytetu,
- (B) służy do wybrania, czy ten priorytet jest domyślny (wyświetli się na liście w oknie dodawania/edycji zgłoszenia, z możliwością zmiany). Wybranie "tak" sprawi, że jakikolwiek inny domyślny priorytet przestanie takim być,
- (C) zapisuje zmiany, (D) porzuca je.
- (C) usuwa zaznaczony priorytet,
- (D) - nazwy priorytetów zgłoszeń,
- (E) - lista z informacją, który z tych priorytetów jest domyślny (wyświetli się na pierwszej pozycji).
Analogicznie wyglądają i działają zakładki Typy zgłoszeń, Kategorie zgłoszeń i Grupy zgłoszeń:
Zakładka Statusy zgłoszeń daje możliwość zdefiniowania statusów zgłoszeń, wybrania statusów zamykających oraz określenia, kto zostanie powiadomiony w przypadku przeterminowanego zgłoszenia.
- (A) - tworzenie, (B) - edycja statusu - oba przyciski prowadzą do niemal identycznych okien:
- (A) - nazwa statusu, (B) - służy do wybrania, czy jest to status domyślny, (C) - pozwala określić, czy wybranie tego statusu zamyka zgłoszenie, (D) zapisuje zmiany, (E) porzuca je.
- (C) - usuwa zaznaczone zgłoszenie,
- (D) - nazwy statusów zgłoszeń,
- (E) - informacja o statusach zamykających lub niezamykających,
- (F) - informacja o tym, czy status jest domyślny (pojawi się na pierwszej pozycji listy),
- (G), (H) - zaznaczenie tych pól pozwala na powiadomienie Opiekuna Klienta i/lub Administratora systemu cloud.CRM w przypadku przeterminowanego zgłoszenia,
- (I) - zaznaczenie tego pola umożliwia wysyłanie powiadomień także do dodatkowych osób, których adresy e-mail należy podać w polu (J). Jeśli jest ich kilka, należy rozdzielić je przecinkami.
- (K) służy do określenia, po ilu dniach zgłoszenie jest uznane przez cloud.CRM za przeterminowane i należy powiadomić określone powyżej osoby. Można wybrać 1 - 7 lub 14 dni.
- (L) zapisuje zmiany, (M) porzuca je.
Modyfikacja importu potencjalnych klientów i klientów z pliku CSV
Teraz można wybrać kodowanie znaków (UTF-8 lub WIN1250) oraz segment, do którego trafią nowe dane. Jeśli któryś z dodanych rekordów zawiera taki sam REGON lub NIP jak rekord już istniejący w bazie, wyświetlona zostanie odpowiednia informacja i Użytkownik będzie mógł zdecydować, czy chce wgrać, zmienić lub usunąć duplikat.
- (A) - pole z nazwą wgrywanego pliku CSV,
- (B) - przycisk otwierający okno wyboru pliku,
- (C) - zaznaczenie tego pola spowoduje, że pierwszy wiersz wgrywanego pliku nie będzie załadowany do bazy - należy używać dla tabeli z nagłówkiem,
- (D) - wybór kodowania znaków (nowa funkcja),
- (E) - wybór segmentu z listy (nowa funkcja):
- - wcześniej należy wpisać nazwę segmentu w pole tekstowe,
- (F) - przycisk pobierania szablonu, według którego ma być załadowana baza,
- (G) wgrywa nowe dane, (H) zamyka okno.
Jeżeli chcemy dodać rekordy, dla których NIP lub REGON już istnieją w bazie, otrzymamy komunikat:
- Po kliknięciu OK system automatycznie wyświetli okno z listą wykrytych duplikatów:
- (A) - otwiera okno edycji potencjalnego klienta z zaznaczonymi polami, które się duplikują. Tak samo działa podwójne kliknięcie na wpisie.
- (B) - wykreśla zaznaczone duplikaty, przez co można je usunąć z listy,
- (C) - dodaje z powrotem duplikaty do listy,
- (D) - lista rekordów z nie-unikatowym numerem REGON lub NIP,
- (E) - przyciski nawigacyjne do przeglądania listy,
- (F) - przycisk odświeżania listy,
- (G) - usuwa pozycje wybrane przez zaznaczenie wiersza lub pola wyboru po lewej stronie oraz wykreślone za pomocą przycisku (B),
- (H) - usuwa wszystkie duplikaty widoczne na liście,
- (I) - zamyka okno bez usuwania duplikatów, dzięki czemu wszystkie wpisy zostaną dodane do bazy.